BDB-System



BDB-System verwenden

Inhalt:


Was unterscheidet die Buchführungsdatenbank von Universaldatenbanken ?
Universaldatenbanken (relationale Datenbanken)
  • verwenden für die Dateneingabe und die Datenausgabe eine Schnittstelle auf Basis der Datenbanksprache SQL .
  • Der Datenbankadministrator kann die Daten jederzeit verändern.
  • Die Daten einer Universaldatenbank werden in vielen Tabellen (jede in einer eigene Datei) persistent gehalten.
    Es müssen besondere Vorkehrungen getroffen werden um die Datenkonsistenz zu erhalten.
  • Die Installation, Pflege und Datensicherung von Buchführungsprogrammen, welche eine Universaldatenbank verwenden, ist entsprechend aufwendig.
Die Buchführungsdatenbank
  • liest beim Start des BDB-Systems alle Daten aus dem BDB-Journal ein und erstellt temporär Tabellen im Arbeitsspeicher.
    In diesen Tabellen wird ein Teil der Daten dynamisch gehalten.
  • Neue Daten werden ausschließlich aus einer Primanota eingelesen, vom integrierten Buchungscompiler übersetzt und (wenn sie fehlerfrei sind) an das Ende des BDB-Journals geschrieben. Dabei werden gleichzeitig die temporären Tabellen im Arbeitsspeicher aktualisiert.
  • Die Datenausgabe erfolgt zum Teil über Standardausgabelisten und individuell über formularbasierte Vorlagen oder den integierten Interpreter ProDoGen .
  • Ein komplizierter und zeitaufwendiger Zugriff über eine externe Schnittstelle zur Datenbank entfällt.
  • Die Installation erfordert wenig Speicherplatz und ist nach einem Download schnell erledigt.
  • Zur Datensicherung ist nur eine Datei, und zwar das BDB-journal zu archivieren.
    Damit wird es möglich das BDB-Journal (in verschlüsselter Form) zwischen Steuerberater und Mandant zwecks Arbeitsteilung (Buchung, Prüfung, Information, usw.) unkompliziert per Internet zu übertragen.
Was kann das BDB-System ?
Mit dem BDB-System können Sie ein Buchführungswerk erstellen, das die Doppelte Buchung zum Prinzip hat. Das heißt, dass ein Buchungsbetrag einmal auf der SOLL-Seite des einen Kontos und der gleiche Betrag auf der HABEN-Seite eines anderen Kontos gebucht wird.

Als wichtigste Anwendung ist hier die Doppelte Buchführung für Kaufleute nach dem HGB zu sehen.

Da das Kontensystem mit seiner Kontenhierarchie für jedes Buchführungswerk frei definierbar ist, kann man mit BDB-Sytem nicht nur die Doppelte Buchführung , sondern praktisch jedes kontenbasierte Buchführungssystem realisieren. (Z.B. Haushaltsaufstellungen, kameralistische Buchführung, usw.)

Auch können Aufzeichnungen für eine Einnahmen-Überschussrechnung erstellt werden.
Wie kann man Buchungen in das BDB-System eingeben ?
Buchungen werden als Buchungszeilen in einer Primanota der Reihe nach aufgezeichnet.
Erst wenn die Primanota gebucht ist, sind auch die darin enthaltenen Buchungszeilen gebucht.
Wie kann man die Stammdaten in das BDB-System eingeben ?
Stammdaten werden ebenso wie Buchungen in einer Primanota der Reihe nach in Definitionszeilen aufgezeichnet.
Wie kann man eine neue Buchführung eröffnen ?
Eine neue Buchführung wird mit der Erstellung einer ersten Primanota begonnen.
Durch Buchen der ersten Primanota wird ein neues BDB-Journal erstellt.
Ein neues BDB-Journal soll in einem neuen Verzeichnis (Ordner) erstellt werden.
Wie wird in der Buchführung des letzten Geschäftjahres eine neue Buchführung eröffnet ?
Im Online-Menü wird der Menüpunkt EB-Übertrag aufgerufen.
Dort kann gewählt werden, ob eine erste Primanota komplett, oder nur die Definitionen (Stammdaten), oder nur die Eröffnungbuchungen in einer Primanota erstellt werden sollen.
Wie ist eine Primanota in BDB-System aufgebaut ?
Eine Primanota enthält Zeile für Zeile Eingabeanweisungen an die BDB-Datenbank.
Die 1.Zeile ist immer eine Kopfzeile
Danach folgen Definitionen (Stammdaten), Buchungen und Kommentare.
Bei der Erstellung einer Primanota ist die Formatbeschreibung in der Online-Dokumentation genau zu beachten !
Eine Primanota hat die Dateiendung .pn
Welche Daten sollen in eine erste Primanota ?
Da eine erste Primanota immer in der Periode 0 angelegt werden muss, können auch nur Stammdaten und Eröffnungsbuchungen in dieser Primanota aufgenommen werden.
Es wird folgende Gestaltung empfohlen:
Kopfzeile
(Unternehmer, Periode 0, usw.)
Definition der Perioden:
(Periode 0, 1, 2, usw.)
Definition der Belegarten
Es können Definitionen für eine konventionelle Belegablage (in Papierform) und für elektronische Archivierung erstellt werden.
Es wird empfohlen die elektronische Archivierung getrennt in eigenen BDB-Journalen zu erstellen, wenn eine umfangreiche elektronische Archivierung vorhersehbar ist.
Jedem Nebenbuch mit offener Postenverwaltung muss eine eigene Belegart zugewiesen werden.
Konto-Definitionen,
welche den gewünschten Kontenplan offenbaren. Es sollen möglichst alle voraussichtlich benötigten Konten definiert werden. Konto Definitionen (neue Konten) dürfen aber in einer nachfolgenden Primanota definiert werden.
Die Kontodefinitionen enthalten:
Definitionen der nicht bebuchbaren Abschlusskonten:
Mit diesen Definitionen wird im wesentlichen die Struktur des Kontensystems beeinflusst. Diese Konten können in einem Buchungssatz nicht angegeben werden. Der Wert dieser Konten ergibt sich automatisch durch die Aufnahme aller Salden der direkten Unterkonten.
Definitionen der bebuchbaren Standard-Sachkonten:
Diese Konten können in einem Buchungssatz angegeben werden.
Definitionen der automatischen Umsatzsteuerkonten:
Diese Konten müssen definiert werden, wenn in einem Buchungssatz die Vor- bzw. Umsatzsteuer automatisch ermittelt und gebucht werden soll.
Definition des Eröffnungsbilanzkontos:
Dieses Konto muss definiert werden. Es wird bei der automatischen Generierung der Eröffnungsbuchungen bei Bestandskonten als Gegenkonto verwendet.
Bei jeder anderen Eröffnungbuchung muss dieses Konto als Gegenkonto verwendet werden.
Das Konto kann nur in der Periode 0 als Gegenkonto zum Buchen verwendet werden.
Definitionen der Nebenbücher:
Jedes Nebenbuch wird durch sein eigenes Sachkonto in der Finanzbuchführung repräsentiert. Bei jeder Buchung auf ein Nebenbuchkonto wird gleizeitig eine Buchung auf das zugehörige Nebenbuch-Sachkonto durchgeführt.
Definitionen der Nebenbuchkonten:
Je nach Umfang der Nebenbuchkonten mag es sinnvoll sein, diese Konten in einer eigenen Primanota zu definieren.
Eröffnungsbuchungen
dürfen in dieser Primanota enthalten sein. Es ist aber besser diese Daten in einer eigenen Primanota einzugeben.
Diese Buchungen haben immer das Eröffnungsbilanzkonto als Gegenkonto.
Wie wird der Kontenplan erstellt ?
Der Kontenplan ensteht automatisch durch die Definitionen der Sachkonten.
Soweit die Konten schon feststehen, sollen diese möglichst in der ersten Primanota erstellt werden.
Für die Festlegung von Kontennamen (Kontonummern) kann ein beliebiger Kontenrahmen verwendet werden.
Der aktuelle Kontenplan kann im Online-Menü unter
-> Auswertungen im HTML-Format -> Kontenbaum (oder Kontenplan)
in seiner gesamten Struktur eingesehen werden.
Eine erste Primanota (mit den Definitionen zu einem Kontenplan) kann am einfachsten aus einer E-Bilanz generiert werden.
Welcher Kontenrahmen kann verwendet werden ?
BDB-System hat keinen festen Kontenrahmen installiert.
Das bedeutet, dass die verwendeten Kontonummern(Kontonamen) aus einem beliebigen Kontenrahmen übernommen werden können.
Es ist auch egal, ob die Kontonamen / Kontonummern nur aus Ziffern oder aus Buchstaben und Ziffern bestehen.
Systemeigene Kontenrahmen können abgerufen werden,
deren Abschlusskonten nach §266 und §275 HGB definiert sind.
Es müssen nur noch die bebuchbaren Sachkonten in die bestehende Kontenhirarchie eingebunden werden, wenn einer dieser Kontenrahmen verwendet wird. (Nur sinnvoll, wenn keine E-Bilanz erstellt werden muss.)
Vorsicht: Einige im System vorhandene Auswertungsprogramme verwenden voreingestellte Kontonamen aus den systemeigenen Kontenrahmen. Die gültigen Kontonamen müssen eingegeben werden.
Wenn auch eine E-Bilanz erstellt werden muss,
dann ist es am einfachsten zunächst die E-Bilanz mit dem E-Bilanz-Editor zu erstellen und danach mit dem E-Bilanzgenerator auch eine erste Primanota zu erstellen.
Im E-Bilanz-Editor kann bei jeder Konto-Position die Kontonummer aus dem verwendeten Kontenrahmen angeben werden.
Wie kann man eine Primanota erstellen ?
Eine Primanota kann man mit folgenden Programmen erstellen:
Wie kann eine Primanota gebucht werden ?
Bevor eine Primanota gebucht wird,
muss diese immer vorher auf ihre sachliche Richtigkeit überprüft werden.
Die Buchung einer Primanota
erfolgt in der Regel durch einen Aufruf im Online-Hauptmenü (Datenerfassung - Primanota buchen).
Durch einen Doppelklick auf eine Erste Primanota
wird ein BDB-Journal erzeugt, in der die Erste Primanota automatisch gebucht wird.
Wo werden die Daten im BDB-System gespeichert ?
Alle in das BDB-System (mittels Primanota) eingegebenen Daten werden im BDB-Journal gespeichert.
Eine Datenrelation zu anderen Dateien besteht nicht !
Was ist das BDB-Journal ?
Wie kann ein neues BDB-Journal erstellt werden ?
Durch einen Doppelklick auf eine Erste Primanota wird ein BDB-Journal erzeugt, in der die Erste Primanota automatisch gebucht wird.
Wie und wann soll eine Datensicherung durchgeführt werden ?
Von einem fehlerfreien BDB-Journal sollten regelmäßig Kopien zur Datensicherung angefertigt werden, damit im Falle eines System-Absturzes auf das letzte gesicherte BDB-Journal zugegriffen werden kann.
Das gesicherte BDB-Journal sollte auf Fehlerfreiheit überprüft werden, z.B. durch Starten von BDB-System mit diesem BDB-Journal und anschließender Überprüfung der wichtigsten Funktionen (Kontenbaum, Journal, usw.)
Wann werden die Abschlusskonten (automatisch) bebucht ?
Immer wenn das BDB-Journal oder eine Primanota komplett in die Datenbank eingelesen wurden stehen die aktuellen Abschlussdaten zum Abruf bereit, also auch wenn sich das Online-Menü zeigt.
Zu Information: Eine echte Buchung auf die Abschlusskonten erfolgt nicht. Es werden aber alle Werte auf Abschlusskonten (den nichtbebuchbaren Konten) so ermittelt, als wäre auf den Konten gebucht worden.
Welche BDB-Lizenz wird bei Verwendung von Nebenbüchern benötigt ?
Nebenbücher können verwendet werden in der :
Keine Nebenbücher können in der BDB-DEMO-Lizenz und der BDB-Einsteiger-Lizenz verwendet werden.
Wie wird eine E-Bilanz erstellt ?
Eine E-Bilanz wird mit dem E-Bilanz-Editor erstellt. Dieser ermöglich die Auswahl aller nötigen Positionen aus den aktuellen Taxonomien.
Um eine lesbare E-Bilanz (inkl. Fehlermeldungen) zu erhalten muss der E-Bilanz-Generator aufgerufen werden, nachdem alle erforderlichen Berichte (Bilanz, GuV, usw.) in der E-Bilanz erstellt worden sind.
Wie wird der E-Bilanz-Editor aufgerufen ?
Im Online-Menü wird der Menüpunkt E-Bilanz-Editor gewählt.
Es wird eine E-Bilanz-Datei mit der Dateiendung *.eblz erzeugt. (Der voreingestellte Name ist ebilanz.eblz )
Wie wird eine lesbare E-Bilanz erzeugt ?
Der E-Bilanz-Generator muss aufgerufen werden, um eine lesbare E-Bilanz im HTML-Format (z.B. ebilanz.html) aus einer E-Bilanz-Datei (z.B. ebilanz.eblz) zu erhalten. Sind in dieser Datei auch Fehlermeldungen enthalten, dann müssen diese mit dem E-Bilanz-Editor korrigiert werden.
Wie wird der E-Bilanz-Generator aufgerufen ?
Der E-Bilanz-Generator kann unter zwei Menüpunkten im Online Menü aufgerufen werden:
  1. E-Bilanz-Generator (Erste Primanota erstellen)
    verwendet keine Kontodaten aus der Buchführung, deshalb kann BDB-System auch ohne BDB-Journal gestartet werden. Als Kontosaldo wird immer 0,00 in die E-Bilanz eingesetzt.
    Als Option kann eine erste Primanota mit Kontenplan aus den vorhandenen Konten in der E-Bilanz erstellt werden.
  2. E-Bilanz-Generator (E-Bilanz erstellen)
    kann nur aufgerufen werden, wenn BDB-System mit einem BDB-Journal gestartet wurde. Kontodaten werden direkt aus der Buchführung übernommen.
Wie wird die E-Bilanz an das deutsche Finanzamt übertragen ?
Aufruf im Online-Menü:
E-Bilanz an das Finanzamt
Die E-Bilanz sollte vorher mit ERiC auf Fehlerfreiheit überprüft werden.
ERiC ist ein Softwaremodul der deutschen Finanzverwaltung, das in BDB-System zu diesem Zweck integriert ist.
Wie wird die E-Bilanz mit ERiC überprüft ?
Aufruf im Online-Menü:
E-Bilanz überprüfen
ERiC überprüft die E-Bilanz auf Fehlerfreiheit.
Fehlerfreiheit bedeutet in diesem Zusammenhang, dass keine Fehler vorhanden sind, die für eine Übertragung an das Finanzamt hinderlich sind.
Sachlich inhaltliche Fehler werden hiermit in der Regel nicht erkannt.
Die Verantwortung hierfür trägt der Steuerpflichtige bzw. Ersteller der E-Bilanz.
ERiC ist ein Softwaremodul der deutschen Finanzverwaltung, das in BDB-System zu diesem Zweck integriert ist.
Wozu dient der FoDoGen (Formularbasierter Dokumente-Generator) ?
FoDoGen bietet eine einfache Möglichkeit Daten aus der Datenbank abzurufen und in einer vom Anwender erstellten Vorlagedatei (Formular) einzubetten. (Z.B. für Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, usw. )
Wozu dient der ProDoGen (Programmierbarer Dokumente-Generator) ?
ProDoGen ist ein im BDB-System sehr leistigunsfähiger, integrierter Interpreter. ProDoGen kann alle in der BDB-Datenbank vorhandenen Daten auslesen und Text-Dokumente jeder Art generieren.
Z.B.: inividuelle Auswertungen, Listen, Berichte, Gehaltsabrechnungen, Kundenrechnungen, Artikellisten, usw.
in diversen Text-Formaten, z.B.: normaler Text, HTML-Dateien, RTF-Dateien (Textformat von Microsoft WORD) usw.
An der externen offenen Schnittstelle
können eigene oder fremde ProDoGen-Scripten eingebunden werden.
Damit ist es möglich BDB-System zu erweitern bzw. den eigenen Bedürfnissen anzupassen.
ProDoGen wird auch intern
für viele Auswertungprogramme verwendet. (z.B. E-Bilanz, Kontenbaum, Journal, usw.)
ProDoGen ist leicht erlernbar
Welche Dateien sind nach den GoBS aufbewahrungspflichtig ?
Alle BDB-Journale in denen buchführungspflichtige Daten gespeichert sind und das zugehörige Programm ( bdbsystem_recovery.exe und das zugehörige Update) müssen fehlerfrei und datensicher aufbewahrt werden.
Wurden die Daten einer Primanota im BDB-Journal datensicher gebucht, dann wird diese Primanota nicht mehr benötigt und ist daher auch nicht aufbewahrungspflichtig.
Die Finanzbehörde verlangt eine Datenträgerüberlassung, - was ist zu tun ?
Entweder es wird der Finanzbehörde eine ASCII-Druckdatei über das gesamte Journal im Primanota-Format oder das BDB-Journal übergeben.
Das gesamte Journal im Primanota-Format
kann entweder
mit einem einfachen Befehl
in einem BDB-Script erstellt werden,
oder im Online-Menü:
-> Auswertungen im Text-Format -> Journal (Liste)
Checkbox: im Primanota-Format
-Geordnet nach Primanota, LaufNr: alles wählen
und OK
Das Journal im Primanota-Format ist eine maschinell verwertbare Datei und kann zum Beispiel mit dem Primanota-Editor interpretiert werden. Das Primanota-Format ist in der Dokumentation zu BDB-System veröffentlicht.
Ein BDB-Journal
wird die Finanzbehörde verlangen, wenn sie selbst ein BDB-System mit einer Berater-Lizenz besitzt. Damit kann man jedes BDB-Journal auswerten.




BDB-System  -   Impressum