BDB-System
BDB-System verwenden
Inhalt:
Was unterscheidet die Buchführungsdatenbank von Universaldatenbanken ?
Universaldatenbanken (relationale Datenbanken)
- verwenden für die Dateneingabe und die Datenausgabe eine Schnittstelle auf Basis der Datenbanksprache
SQL
.
- Der Datenbankadministrator kann die Daten jederzeit verändern.
- Die Daten einer Universaldatenbank werden in vielen Tabellen (jede in einer eigene Datei) persistent gehalten.
Es müssen besondere Vorkehrungen getroffen werden um die Datenkonsistenz zu erhalten.
- Die Installation, Pflege und Datensicherung von Buchführungsprogrammen, welche eine Universaldatenbank verwenden, ist entsprechend aufwendig.
Die Buchführungsdatenbank
- liest beim Start des BDB-Systems alle Daten aus dem
BDB-Journal
ein und erstellt temporär Tabellen im Arbeitsspeicher.
In diesen Tabellen wird ein Teil der Daten dynamisch gehalten.
- Neue Daten werden ausschließlich aus einer
Primanota
eingelesen, vom
integrierten Buchungscompiler
übersetzt und (wenn sie fehlerfrei sind) an das Ende des
BDB-Journals
geschrieben. Dabei werden gleichzeitig die temporären Tabellen im Arbeitsspeicher aktualisiert.
- Die Datenausgabe erfolgt zum Teil über Standardausgabelisten und individuell über formularbasierte Vorlagen oder den integierten Interpreter
ProDoGen
.
- Ein komplizierter und zeitaufwendiger Zugriff über eine externe Schnittstelle zur Datenbank entfällt.
- Die Installation erfordert
wenig Speicherplatz
und ist nach einem Download schnell erledigt.
- Zur
Datensicherung ist nur eine Datei,
und zwar das
BDB-journal
zu archivieren.
Damit wird es möglich das BDB-Journal (in verschlüsselter Form)
zwischen Steuerberater und Mandant
zwecks Arbeitsteilung (Buchung, Prüfung, Information, usw.) unkompliziert per Internet zu übertragen.
Was kann das BDB-System ?
Mit dem BDB-System können Sie ein Buchführungswerk erstellen, das die
Doppelte Buchung
zum Prinzip hat. Das heißt, dass ein Buchungsbetrag einmal auf der
SOLL-Seite
des einen Kontos und der gleiche Betrag auf der
HABEN-Seite
eines anderen Kontos gebucht wird.
Als wichtigste Anwendung ist hier die
Doppelte Buchführung
für Kaufleute nach dem HGB zu sehen.
Da das
Kontensystem
mit seiner
Kontenhierarchie
für jedes Buchführungswerk
frei definierbar
ist, kann man mit
BDB-Sytem
nicht nur die
Doppelte Buchführung
, sondern praktisch jedes kontenbasierte Buchführungssystem realisieren. (Z.B.
Haushaltsaufstellungen,
kameralistische Buchführung, usw.)
Auch können Aufzeichnungen für eine
Einnahmen-Überschussrechnung
erstellt werden.
Wie kann man Buchungen in das BDB-System eingeben ?
Buchungen werden als
Buchungszeilen
in einer
Primanota
der Reihe nach aufgezeichnet.
Erst wenn die Primanota gebucht ist, sind auch die darin enthaltenen Buchungszeilen gebucht.
Wie kann man die Stammdaten in das BDB-System eingeben ?
Stammdaten
werden ebenso wie Buchungen in einer
Primanota
der Reihe nach in
Definitionszeilen
aufgezeichnet.
Wie kann man eine neue Buchführung eröffnen ?
Eine neue Buchführung wird mit der Erstellung einer
ersten Primanota
begonnen.
Durch Buchen der ersten Primanota wird ein neues
BDB-Journal
erstellt.
Ein neues BDB-Journal soll in einem neuen Verzeichnis (Ordner) erstellt werden.
Wie wird in der Buchführung des letzten Geschäftjahres eine neue Buchführung eröffnet ?
Im
Online-Menü
wird der Menüpunkt
EB-Übertrag
aufgerufen.
Dort kann gewählt werden, ob eine
erste Primanota
komplett, oder nur die Definitionen (Stammdaten), oder nur die Eröffnungbuchungen in einer Primanota erstellt werden sollen.
Wie ist eine Primanota in BDB-System aufgebaut ?
Eine Primanota enthält Zeile für Zeile Eingabeanweisungen an die BDB-Datenbank.
Die 1.Zeile ist immer eine
Kopfzeile
Danach folgen
Definitionen (Stammdaten), Buchungen und Kommentare.
Bei der Erstellung einer Primanota ist die
Formatbeschreibung
in der
Online-Dokumentation
genau zu beachten !
Eine Primanota hat die Dateiendung
.pn
Welche Daten sollen in eine erste Primanota ?
Da eine erste Primanota immer in der
Periode 0
angelegt werden muss, können auch nur
Stammdaten und Eröffnungsbuchungen
in dieser Primanota aufgenommen werden.
Es wird folgende Gestaltung empfohlen:
Kopfzeile
(Unternehmer, Periode 0, usw.)
Definition der Perioden:
(Periode 0, 1, 2, usw.)
Definition der Belegarten
Es können Definitionen für eine konventionelle Belegablage (in Papierform) und für elektronische Archivierung erstellt werden.
Es wird empfohlen die elektronische Archivierung getrennt in eigenen BDB-Journalen zu erstellen, wenn eine umfangreiche elektronische Archivierung vorhersehbar ist.
Jedem Nebenbuch mit offener Postenverwaltung muss eine eigene Belegart zugewiesen werden.
Konto-Definitionen,
welche den gewünschten Kontenplan offenbaren. Es sollen möglichst alle voraussichtlich benötigten Konten definiert werden. Konto Definitionen (neue Konten) dürfen aber in einer nachfolgenden Primanota definiert werden.
Die Kontodefinitionen enthalten:
Definitionen der nicht bebuchbaren Abschlusskonten:
Mit diesen Definitionen wird im wesentlichen die Struktur des Kontensystems beeinflusst. Diese Konten können in einem Buchungssatz nicht angegeben werden. Der Wert dieser Konten ergibt sich automatisch durch die Aufnahme aller Salden der direkten Unterkonten.
Definitionen der bebuchbaren Standard-Sachkonten:
Diese Konten können in einem Buchungssatz angegeben werden.
Definitionen der automatischen Umsatzsteuerkonten:
Diese Konten müssen definiert werden, wenn in einem Buchungssatz die Vor- bzw. Umsatzsteuer automatisch ermittelt und gebucht werden soll.
Definition des Eröffnungsbilanzkontos:
Dieses Konto muss definiert werden. Es wird bei der automatischen Generierung der Eröffnungsbuchungen bei Bestandskonten als Gegenkonto verwendet.
Bei jeder anderen Eröffnungbuchung muss dieses Konto als Gegenkonto verwendet werden.
Das Konto kann nur in der Periode 0 als Gegenkonto zum Buchen verwendet werden.
Definitionen der Nebenbücher:
Jedes Nebenbuch wird durch sein eigenes Sachkonto in der Finanzbuchführung repräsentiert. Bei jeder Buchung auf ein Nebenbuchkonto wird gleizeitig eine Buchung auf das zugehörige Nebenbuch-Sachkonto durchgeführt.
Definitionen der Nebenbuchkonten:
Je nach Umfang der Nebenbuchkonten mag es sinnvoll sein, diese Konten in einer eigenen Primanota zu definieren.
Eröffnungsbuchungen
dürfen in dieser Primanota enthalten sein. Es ist aber besser diese Daten in einer eigenen Primanota einzugeben.
Diese Buchungen haben immer das Eröffnungsbilanzkonto als Gegenkonto.
Wie wird der Kontenplan erstellt ?
Der
Kontenplan
ensteht automatisch durch die Definitionen der Sachkonten.
Soweit die Konten schon feststehen, sollen diese möglichst in der
ersten Primanota
erstellt werden.
Für die Festlegung von Kontennamen (Kontonummern) kann ein beliebiger
Kontenrahmen
verwendet werden.
Der aktuelle Kontenplan kann im Online-Menü unter
-> Auswertungen im HTML-Format -> Kontenbaum (oder Kontenplan)
in seiner gesamten Struktur eingesehen werden.
Eine
erste Primanota
(mit den Definitionen zu einem Kontenplan) kann am einfachsten aus einer
E-Bilanz
generiert werden.
Welcher Kontenrahmen kann verwendet werden ?
BDB-System hat
keinen festen Kontenrahmen
installiert.
Das bedeutet, dass die verwendeten Kontonummern(Kontonamen) aus einem
beliebigen Kontenrahmen
übernommen werden können.
Es ist auch egal, ob die
Kontonamen / Kontonummern
nur aus Ziffern oder aus Buchstaben und Ziffern bestehen.
Systemeigene Kontenrahmen können abgerufen werden,
deren Abschlusskonten nach §266 und §275 HGB definiert sind.
Es müssen nur noch die bebuchbaren Sachkonten in die bestehende Kontenhirarchie eingebunden werden, wenn einer dieser Kontenrahmen verwendet wird. (Nur sinnvoll,
wenn keine E-Bilanz
erstellt werden muss.)
Vorsicht:
Einige im System vorhandene Auswertungsprogramme verwenden voreingestellte Kontonamen aus den systemeigenen Kontenrahmen. Die gültigen Kontonamen müssen eingegeben werden.
Wenn auch eine E-Bilanz erstellt werden muss,
dann ist es am einfachsten zunächst die E-Bilanz mit dem
E-Bilanz-Editor
zu erstellen und danach mit dem
E-Bilanzgenerator
auch eine
erste Primanota
zu erstellen.
Im E-Bilanz-Editor kann bei jeder Konto-Position die
Kontonummer
aus dem verwendeten
Kontenrahmen
angeben werden.
Wie kann man eine Primanota erstellen ?
Eine Primanota kann man mit folgenden Programmen erstellen:
- Aufruf des BDB-(Buchungs-)Editors im Online-Hauptmenü (Datenerfassung ->
Primanota-Editor
). Alle Elemente eines Datensatzes können in Bildschirmmasken erfasst werden.
- ( Nur für Experten: ) Mit einem gewöhnlichen
Texteditor
, Zeile für Zeile. (Nicht mit
Word
, wohl aber mit dem Programm
Editor
im Zubehör von
Windows
. )
- Eine
Erste Primanota
kann auch mit dem
E-Bilanz-Generator
erstellt werden.
- Mit einem
EB-Übertrag
in der Buchführung des Vorjahres soll die Erste Primanota des nächsten Jahres erstellt werden.
Wie kann eine Primanota gebucht werden ?
Bevor eine Primanota gebucht wird,
muss diese
immer vorher
auf ihre sachliche Richtigkeit
überprüft
werden.
Die Buchung einer Primanota
erfolgt in der Regel durch einen Aufruf im Online-Hauptmenü (Datenerfassung - Primanota buchen).
Durch einen Doppelklick auf eine Erste Primanota
wird ein BDB-Journal erzeugt, in der die Erste Primanota automatisch gebucht wird.
Wo werden die Daten im BDB-System gespeichert ?
Alle in das BDB-System (mittels Primanota) eingegebenen Daten werden im
BDB-Journal
gespeichert.
Eine Datenrelation zu anderen Dateien besteht nicht !
Was ist das BDB-Journal ?
- Das BDB-Journal ist die einzige Datei, welche buchführungsrelevante Daten eines Geschäftsjahres persistent enthält. Sie ist eine
maschinenlesbare Datei
und verwendet ein spezielles, gesichertes Format.
- Jede gebuchte Primanota ist im BDB-Journal der Reihe nach aufgezeichnet.
- Die BDB-Datenbank liest beim Start des BDB-Systems alle Daten aus dem BDB-Journal ein.
- Nur ein fehlerfreies BDB-Journal kann eingelesen werden.
- Diese Datei muss regelmässig gesichert und auf Fehlerfreiheit überprüft werden.
- Ein BDB-Journal hat die Dateiendung
.jou
- Vom BDB-Journal können teilweise oder ganze Kopien im maschinenlesbaren Primanota-Format (auch visuell lesbar) erstellt werden.
Wie kann ein neues BDB-Journal erstellt werden ?
Durch einen Doppelklick auf eine
Erste Primanota
wird ein BDB-Journal erzeugt, in der die Erste Primanota automatisch gebucht wird.
Wie und wann soll eine Datensicherung durchgeführt werden ?
Von einem fehlerfreien
BDB-Journal
sollten regelmäßig Kopien zur Datensicherung angefertigt werden, damit im Falle eines System-Absturzes auf das letzte gesicherte BDB-Journal zugegriffen werden kann.
Das gesicherte BDB-Journal sollte auf Fehlerfreiheit überprüft werden, z.B. durch Starten von BDB-System mit diesem BDB-Journal und anschließender Überprüfung der wichtigsten Funktionen (Kontenbaum, Journal, usw.)
Wann werden die Abschlusskonten (automatisch) bebucht ?
Immer wenn das BDB-Journal oder eine Primanota komplett in die Datenbank eingelesen wurden stehen die aktuellen Abschlussdaten zum Abruf bereit, also auch wenn sich das Online-Menü zeigt.
Zu Information: Eine echte Buchung auf die Abschlusskonten erfolgt nicht. Es werden aber alle Werte auf Abschlusskonten (den nichtbebuchbaren Konten) so ermittelt, als wäre auf den Konten gebucht worden.
Welche BDB-Lizenz wird bei Verwendung von Nebenbüchern benötigt ?
Nebenbücher können verwendet werden in der :
-
BDB-Standard-Lizenz
-
BDB-KLR-Lizenz
und in der
-
BDB-Berater-Lizenz
(Mandanten)
Keine Nebenbücher
können in der
BDB-DEMO-Lizenz
und der
BDB-Einsteiger-Lizenz
verwendet werden.
Wie wird eine E-Bilanz erstellt ?
Eine E-Bilanz wird mit dem
E-Bilanz-Editor
erstellt. Dieser ermöglich die Auswahl aller nötigen Positionen aus den aktuellen Taxonomien.
Um eine lesbare E-Bilanz (inkl. Fehlermeldungen) zu erhalten muss der
E-Bilanz-Generator
aufgerufen werden, nachdem alle erforderlichen Berichte (Bilanz, GuV, usw.) in der E-Bilanz erstellt worden sind.
Wie wird der E-Bilanz-Editor aufgerufen ?
Im
Online-Menü
wird der Menüpunkt
E-Bilanz-Editor
gewählt.
Es wird eine
E-Bilanz-Datei
mit der Dateiendung
*.eblz
erzeugt. (Der voreingestellte Name ist
ebilanz.eblz
)
Wie wird eine lesbare E-Bilanz erzeugt ?
Der
E-Bilanz-Generator
muss aufgerufen werden, um eine lesbare E-Bilanz im
HTML-Format
(z.B. ebilanz.html) aus einer E-Bilanz-Datei (z.B. ebilanz.eblz) zu erhalten. Sind in dieser Datei auch
Fehlermeldungen
enthalten, dann müssen diese mit dem
E-Bilanz-Editor
korrigiert werden.
Wie wird der E-Bilanz-Generator aufgerufen ?
Der
E-Bilanz-Generator
kann unter zwei Menüpunkten im
Online Menü
aufgerufen werden:
-
E-Bilanz-Generator (Erste Primanota erstellen)
verwendet keine Kontodaten aus der Buchführung, deshalb kann BDB-System auch ohne BDB-Journal gestartet werden. Als Kontosaldo wird immer
0,00
in die E-Bilanz eingesetzt.
Als Option kann eine
erste Primanota
mit
Kontenplan
aus den vorhandenen Konten in der E-Bilanz erstellt werden.
-
E-Bilanz-Generator (E-Bilanz erstellen)
kann nur aufgerufen werden, wenn BDB-System mit einem
BDB-Journal
gestartet wurde. Kontodaten werden direkt aus der Buchführung übernommen.
Wie wird die E-Bilanz an das deutsche Finanzamt übertragen ?
Aufruf im
Online-Menü:
E-Bilanz an das Finanzamt
Die E-Bilanz sollte vorher mit
ERiC
auf Fehlerfreiheit überprüft werden.
ERiC
ist ein Softwaremodul der deutschen Finanzverwaltung, das in BDB-System zu diesem Zweck integriert ist.
Wie wird die E-Bilanz mit ERiC überprüft ?
ERiC
überprüft die E-Bilanz auf Fehlerfreiheit.
Fehlerfreiheit
bedeutet in diesem Zusammenhang, dass keine Fehler vorhanden sind, die für eine Übertragung an das Finanzamt hinderlich sind.
Sachlich inhaltliche Fehler
werden hiermit in der Regel nicht erkannt.
Die Verantwortung hierfür trägt der Steuerpflichtige bzw. Ersteller der E-Bilanz.
ERiC
ist ein Softwaremodul der deutschen Finanzverwaltung, das in BDB-System zu diesem Zweck integriert ist.
Wozu dient der FoDoGen (Formularbasierter Dokumente-Generator) ?
FoDoGen bietet eine einfache Möglichkeit Daten aus der Datenbank abzurufen und in einer vom Anwender erstellten Vorlagedatei (Formular) einzubetten. (Z.B. für Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, usw. )
Wozu dient der ProDoGen (Programmierbarer Dokumente-Generator) ?
ProDoGen ist ein im BDB-System sehr leistigunsfähiger, integrierter Interpreter.
ProDoGen
kann alle in der BDB-Datenbank vorhandenen Daten auslesen und Text-Dokumente jeder Art generieren.
Z.B.: inividuelle Auswertungen, Listen, Berichte, Gehaltsabrechnungen, Kundenrechnungen, Artikellisten, usw.
in diversen Text-Formaten, z.B.: normaler Text, HTML-Dateien, RTF-Dateien (Textformat von Microsoft WORD) usw.
An der externen offenen Schnittstelle
können eigene oder fremde ProDoGen-Scripten eingebunden werden.
Damit ist es möglich BDB-System zu erweitern bzw. den eigenen Bedürfnissen anzupassen.
ProDoGen wird auch intern
für viele Auswertungprogramme verwendet. (z.B. E-Bilanz, Kontenbaum, Journal, usw.)
ProDoGen ist leicht erlernbar
Welche Dateien sind nach den GoBS aufbewahrungspflichtig ?
Alle
BDB-Journale
in denen buchführungspflichtige Daten gespeichert sind und das zugehörige Programm (
bdbsystem_recovery.exe
und das zugehörige Update) müssen fehlerfrei und datensicher aufbewahrt werden.
Wurden die Daten einer Primanota im BDB-Journal datensicher gebucht, dann wird diese Primanota nicht mehr benötigt und ist daher auch nicht aufbewahrungspflichtig.
Die Finanzbehörde verlangt eine Datenträgerüberlassung, - was ist zu tun ?
Entweder es wird der Finanzbehörde eine
ASCII-Druckdatei
über das
gesamte Journal im Primanota-Format
oder das
BDB-Journal
übergeben.
Das gesamte Journal im Primanota-Format
kann entweder
mit einem einfachen Befehl
in einem
BDB-Script
erstellt werden,
oder im Online-Menü:
->
Auswertungen im Text-Format
->
Journal (Liste)
Checkbox:
im Primanota-Format
-Geordnet nach Primanota, LaufNr:
alles
wählen
und
OK
Das
Journal
im
Primanota-Format
ist eine
maschinell verwertbare Datei
und kann zum Beispiel mit dem
Primanota-Editor
interpretiert werden. Das Primanota-Format ist in der Dokumentation zu BDB-System veröffentlicht.
Ein BDB-Journal
wird die Finanzbehörde verlangen, wenn sie selbst ein BDB-System mit einer
Berater-Lizenz
besitzt. Damit kann man jedes BDB-Journal auswerten.