BDB-System


Was ist eine E-Bilanz ?

Ab dem Geschäftsjahr 2013 muss eine E-Bilanz (Elektronische Bilanz) von alle buchführungspflichtigen Unternehmen oder sonstigen Körperschaften (auch jene, die freiwillig Bücher führen) erstellt und das zuständige Finanzamt per Internet übertragen werden. Die E-Bilanz beinhaltet die Daten der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Diese sind nach einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz zu übermitteln. Gesetzliche Grundlage hierfür ist § 5b EStG (Einkommensteuergesetz).

Da der vorgeschriebenen Datensatz der E-Bilanz weit mehr beinhaltet, als die bisherige Bilanz bzw. GuV in Papierform, ist es nur allzu verständlich, dass Industrie-, Unternehmens- und Berufsverbände, vor allen jene aus der Steuerberaterbranche, gegen die vermeintlich gesetzwidrige Forderung der Finanzverwaltung, zu viele Daten übermitteln zu müssen, Sturm gelaufen sind. Einige Kritiker meinten, dass dies gegen den Datenschutz oder gar gegen das Grundgesetz verstoßen würde. Es wird dabei vergessen, dass die Finanzverwaltung nach den aktuellen Gesetzen, jederzeit detailierte Informationen vom Unternehmer nachfordern kann, wenn sie es für nötig hält.

Vor allem, dass die sogenannten Mussfelder , welche verpflichtend und komplett übertragen werden müssen, ohne Unterschied ob es sich um ein Gross- oder Kleinunternehmen handelt, wurden kritisiert.
Nach einer Klarstellung der Finanzverwaltung, dass nur solche Mussfelder werthaltig übertragen werden müssen, welche sich aus einer ordnungsgemäß geführten Buchführung des jeweiligen Unternehmens ermitteln lassen und die restlichen mit sogenannten NIL-Werten (entspricht nicht vorhanden) zu übertragen sind, hat sich die Aufregung der meisten Kritiker gelegt.
Auf die Frage, ob die Finanzverwaltung in ihrem ELSTER-Portal eine Software anbieten wird, welche das formularmäßige Befüllen von Bilanzdaten unterstützt, wurde dies verneint. Es wurde sinngemäß argumentiert, dass die Buchführungsdaten quasi automatisch aus der Buchführung in die E-Bilanz übernommen werden sollen, um Übertragungsfehler zu vermeiden, und dies könne eben nur durch eine Integration der E-Bilanz-Funktionen in das jeweilige Buchführungsprogramm erfolgen.

Hersteller von Buchführungssoftware sind damit gezwungen, die E-Bilanz-Erstellung, die E-Bilanz-Überprüfung und die E-Bilanz-Übertragung an das Finanzamt in ihr Buchführungsprogramm zu integrieren, da sonst ihre Software praktisch nicht verkäuflich ist.

Für die E-Bilanz Überprüfung und Übertragung muss das von der Finanzverwaltung bereitgestellte Softwaremodul ERiC in die Software des Herstellers eingebaut werden.

Die Finanzwerwaltung hat zudem noch angekündigt, dass sich die Taxonomie der E-Bilanz nach jedem Jahr, z.B. wegen neuer Gesetze, ändern kann. Die Taxonomie-Versionen 5.0, 5.1 und 5.2 gibt es bereits.

Damit sind unabhägig von der Qualität der jeweiligen Hersteller-Software, einmal im Jahr (oder öfter) Updates nötig.
Für die Updates wegen Änderungen in ERiC oder der Taxonomie können die Hersteller Gebühren verlangen, müssen aber nicht.

Für die E-Bilanz-Erstellung muss jeder Softwarehersteller ein Tool erstellen, das eine Auswahl der benötigten Positionen in der gewählten Taxonomie ermöglicht.
Die übertragungsfähige Form der E-Bilanz muss als XML-Datei vom Buchführungsprogramm an ERiC übergeben werden.

Der Aufwand für die Entwicklung eines solchen Tools hängt wesentlich von der Integrierbarkeit in das eigene Buchführungssystem ab. Systeme, welche ein oder mehrere Kontenrahmen in ihr System fest eingebaut haben, werden mehr Probleme zu lösen haben, als solche welche es offen lassen, welcher Kontenrahmen zu verwenden ist.
Ein Hauptproblem ist, dass die E-Bilanz weit mehr Positionen enthält, als in den populären Kontenrahmen bisher vorgesehen sind.
Besonders ärgerlich dabei ist, dass einige Positionen (z.B. Aufwendungen) nach anderen Kategorien (Umsatzsteuertatbeständen) untergliedert werden müssen.
Es muss in Zukunft teilweise auch anders gebucht werden, und das muss dem Anwender in möglichst verständlicher Weise klar gemacht werden. Die nicht transparente Kontenstruktur bei einem festeingebauten Kontenrahmen kann hier unangenehme Folgen haben.

Buchführungssysteme, welche keinen fest eingebauten Kontenrahmen haben und die Kontenhierarchie in jedem Geschäftsjahr neu festlegen können, tun sich dabei wesentlich leichter.

Z. B. kann man mit dem E-Bilanz-Editor im BDB-System relativ einfach eine E-Bilanz erstellen. Dieser weist die folgenden anwenderfreundlichen Merkmale auf:

In einer Voreinstellung kann gewählt werden:
Zudem kann eine E-Bilanz vom letzten Jahr (oder von einem anderen Mandanten) als Vorlage für eine neue dienen, die nur noch entsprechend korrigiert werden muss.
Im Hauptfenster des Editors, das in zwei Unterfenster unterteilt ist, zeigt das linke Fenster alle bereits ausgewählten Positionen und das rechte Fenster alle Eigenschaften der Position, welche im linken Fenster durch einen Curser angewählt wurde.
Zu jeder Position werden im rechten Fenster alle möglichen Unterpositionen gezeigt. Die ausgewählten ebenso wie die nicht ausgewählten.
Jede Unterposition kann zugewählt, aber auch samt allen Unterpositionen wieder abgewählt werden. Auf die sogenannte NIL-Übermittlung muss der Anwender nicht achten.
Zu Beachten ist allerdings, dass nur solche Musspositionen abgewählt werden, deren Werte aus der eigenen, ordnungsgemäßen Buchführung nicht ermittelbar sind.
Salden oder andere Kontodaten, werden indirekt durch den Positionsnamen referenziert. Dieser repräsentiert zugleich den Kontonamen bzw. die Kontonummer. (Als Positionsname kann auch die Kontonummer von einem populären Kontenrahmen angegeben werden.)
Alle anderen Daten, welche nicht mit einem Konto im Zusammenhang stehen, werden direkt als Text eingegeben. Viele dieser Daten werden Stammdaten sein, welche sich nur selten ändern. Trotzdem muss aber mit Sorgfalt gearbeitet werden.
Bei jeder Kontoposition, kann eine Saldenliste der direkten Unterkonten eingefügt werden. Dazu muss nur eine Namensliste der Unterkonten angegeben werden. Es werden dann automatisch die Kontonummer, der Saldo und die Kontenbezeichnung aus der Buchführung in die E-Bilanz mit aufgenommem.
Diese Informationen werden bei einigen der Musspositionen von Seiten der Finanzverwaltung erwünscht, können aber auch freiwillig übermittelt werden. (Z.B. dann, wenn die eigene Kontenstruktur nicht den Vorgaben in der Taxonomie entspricht, die übermittelten Unterpositionen bei der Finanzverwaltung aber doch für mehr Klarheit sorgen.)
Bei den meisten Position können Fußnoten eingefügt werden.
Eine Fußnote kann entweder eine unformatierte Erläuterung zur Position oder ein formatierter Text sein. Dieser Text kann Absätze (fett, kuriv, unterstrichen), Listen und Tabellen enthalten.

Da die aus der Taxonomie ausgewählten Konten in der Buchführung vorhanden sein müssen, stellt die Taxonomie de facto einen gesetzlich vorgeschriebenen Standard-Kontenrahmen dar. (Einen solchen gab es seit 1945 nicht mehr.)
Diesen Umstand kann man im positiven Sinne dazu nutzen aus der erstellten E-Bilanz einen Kontenplan zu generieren.

Im BDB-System wird dies mit dem E-Bilanz-Generator realisiert. Mit ihm lässt sich auch eine erste Primanota erzeugen, welche die in der E-Bilanz vorhandene Kontenstruktur als Kontenplan der Buchführung wiedergibt. Eine erste Primanota wird im BDB-System dazu benutzt eine neue Buchführung zu initialisieren.




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