BDB-System

Was ist eine Primanota ?

Eine Primanota ist bei Buchführungsprogrammen bzw. -systemen eine Datei, in der Buchungsanweisungen und Anweisungen für die Stammdatenverwaltung der Reihe nach aufgelistet werden.

Früher, als es noch keine Buchführungsprogramme gab, wurden in der Primanota die ersten Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge (händisch) durchgeführt.
Die Primanota wurde damit zum Grundbuch (Journal) der doppelten Buchführung, - war und ist aufbewahrungspflichtig, weil dies eine der Forderungen der GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) ist.
Die zweite Aufzeichnung (auf Basis der ersten, ebenfalls händisch) war und ist die Buchung auf den einzelnen Konten (in sachlicher Ordnung) und ist gemäß GoB ebenfalls aufbewahrungspflichtig.

Eine Primanota für Buchführungsprogramme zeigt normalerweise nur einen Ausschnitt des Grundbuches und wird nur zur Dateneingabe in das Buchführungssystem benutzt.
Sobald diese Primanota vom Buchungssystem aufgenommen (gebucht) worden ist, wird sie auch nicht mehr benötigt, da das Buchführungsprogramm dafür sorgen muss, dass die aufgenommenen Daten originalgetreu in Form eines Journals bzw. Grundbuches jederzeit wiedergegeben werden können. Dies ist wiederum eine Forderung der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme).
Bevor die Primanota gelöscht wird, sollte allerdings sichergestellt sein, dass die Daten korrekt aufgenommmen wurden. (Stichwort: Datensicherheit ! )

Da in einem Buchführungssystem mehrere Primanotas gebucht werden können, sollten diese zur Unterscheidung eine fortlaufende PN-Nummer (Primanota-Nummer) haben, damit das Buchführungsprogramm mit einer Fehlermeldung reagieren kann, wenn versehentlich versucht wird, die selbe Primanota nocheinmal zu buchen.
Ausserdem sollte auch ein Auszug aus dem Buchführungs-Journal die zugehörige PN-Nummer angeben können, damit der Buchungsvorgang zurückverfolgt werden kann.

Unterstützt das Buchführungssystem mehrere Benutzer/Erfasser/Authoren/Buchhalter zur Dateneingabe mit einer Primanota, dann ist es sinnvoll, dass jeder Author eine persönliche fortlaufende PN-Nummer vergeben kann.
Die eigentliche eindeutige fortlaufende PN-Nummer wird dann vom Buchführungssystem automatisch vergeben.

Das Datenformat einer Primanota für Buchführungsprogramme ist nicht einheitlich und wird vom jeweiligen Softwarehersteller definiert, es sei denn, das Buchführungsprogramm unterstützt keine Primanota und die Dateneingabe erfolgt ausschließlich einzeln und direkt.
An Stelle einer Primanota kann auch eine sogenannte Stapeldatei zur Dateneingabe in das Buchführungssystem verwendet werden.

Das Datenformat der Primanota vom Buchführungsprogramm BDB-System sieht beispielsweise so aus:

• Jeder Datensatz (Anweisung) ist in einer Zeile gespeichert.
• Die erste Zeile ist immer eine Kopfzeile. Sie enthält Daten, die allen übrigen Anweisungen der selben Primanota gemein sind und die Eindeutigkeit der Primanota manifestieren.
  Diese Daten sind: Unternehmer, Geschäftsjahr, Periode, Author, persönliche Primanota-Nummer des Authors und weitere ..
• Danach folgen Definitionen (Konten und sonstige Stammdaten) und Buchungen.
• Kommentarzeilen können beliebig zur speziellen Erläuterung von Definitionen eigefügt werden.
• Konten in einer Buchungszeile müssen zuvor in einer Definition dem BDB-System bekannt gemacht werden.
• Nach einer letzten Prüfung durch den Erfasser(Buchhalter) werden durch Buchung der Primanota die gesamten Daten der Primanota in der gleichen Reihenfolge in das BDB-Journal zum aktuellen Systemdatum aufgenommen.
  Gleichzeitig wird die Buchführungsdatenbank im BDB-System aktualisiert.

BDB-System  -   Impressum